Gestión Ventas
¿Cómo llevar el control de stock de mi negocio sin perder plata?
- Con un sistema de gestión como Gestión Ventas, cada producto tiene su costo, precio de venta, margen de ganancia y stock actual en una sola pantalla.
- Configurás un stock mínimo por producto y el sistema te avisa en rojo cuando tenés que reponer, sin que tengas que revisar nada a mano.
- Las ventas descuentan stock automáticamente. Las roturas, vencimientos y devoluciones se registran con motivo para tener trazabilidad completa.
El problema: no sabés exactamente qué tenés ni cuánto vale
La mayoría de los comercios en Argentina arrancan con un cuaderno, una planilla de Excel o directamente con la memoria. Funciona hasta que deja de funcionar:
- Un cliente te pide un producto y no sabés si te queda o si ya lo vendiste.
- Comprás mercadería de más porque "por las dudas", y después se vence o queda parada meses.
- No sabés cuánto margen de ganancia tenés por producto — vendés pero no sabés si ganás.
- Te robaron, se rompió o se venció mercadería y no tenés registro de nada.
- El Excel tiene 47 pestañas, la última actualización fue en marzo y estamos en noviembre.
Todo eso se traduce en plata perdida. Mercadería vencida, productos agotados que no reponés a tiempo, y márgenes que creés que son del 40% pero en realidad son del 15%.
Control manual vs. Sistema de gestión de inventario
| Aspecto | Excel / Cuaderno | Sistema de Gestión |
|---|---|---|
| Saber el stock actual | Contar a mano o buscar en la planilla | Un número en pantalla, siempre actualizado |
| Alerta de stock bajo | No existe — te enterás cuando falta | Alerta en rojo automática por producto |
| Margen de ganancia | Calcularlo a mano, producto por producto | Columna de margen % calculada automáticamente |
| Descuento por venta | Actualizar el Excel después de cada venta | Automático — vendés y se descuenta solo |
| Productos dañados o vencidos | Se pierde la info, no queda registro | Ajuste con motivo: rotura, vencimiento, pérdida |
| Buscar un producto | Ctrl+F en el Excel (si está actualizado) | Búsqueda por nombre, código de barras, categoría |
| Productos por kilo, metro o litro | Hay que recordarlo mentalmente | Tipo de unidad configurable por producto |
| Ver todo desde el celular | Difícil — Excel mobile es limitado | Interfaz móvil completa con tarjetas por producto |
Paso a paso: cómo configurar el control de stock en Gestión Ventas
Cargá tus productos
Entrá a Inventario → Nuevo Producto. Cada producto tiene estos datos:
- Nombre — lo que el cliente pide (ej: "Coca Cola 500ml").
- Código de barras — podés escanearlo con la cámara del celular o un lector USB.
- Costo unitario — lo que te sale a vos (precio de compra al proveedor).
- Precio de venta — lo que le cobrás al cliente.
- Categoría y marca — para filtrar después (ej: categoría "Bebidas", marca "Coca Cola").
- Proveedor — quién te lo vende.
- Tipo de unidad — unidad, kilogramo, metro o litro.
- Stock inicial — cuántas unidades tenés ahora.
Si tenés muchos productos, usá la opción de Carga masiva para subir varios de una vez.
Importar productos desde archivo
Si ya tenés tus productos en una planilla, podés importarlos directamente desde un archivo Excel (.xlsx) o CSV (.csv) sin cargarlos uno por uno.
- Andá a Inventario → Importar productos.
- Descargá la plantilla Excel y completá los datos (nombre, precio, categoría, stock, etc.).
- Subí el archivo — el sistema procesa hasta 500 productos por importación.
Si usás CSV, el delimitador (; o ,) se detecta automáticamente. Los errores se muestran fila por fila para que corrijas y vuelvas a importar solo lo que falló.
Configurá el stock mínimo (de emergencia)
Cada producto tiene un campo llamado Stock de emergencia. Ese es el número mínimo que querés tener siempre disponible.
Por ejemplo: si vendés 10 unidades de "Harina 1kg" por semana y tu proveedor tarda 3 días en reponer, podrías poner un stock de emergencia de 5 unidades.
Cuando el stock real baje de ese número, el sistema te lo muestra con un ícono rojo de alerta en la tabla de inventario. No tenés que revisar producto por producto — los problemas te saltan a la vista.
Vendé normalmente — el stock se descuenta solo
Cada vez que registrás una venta en el sistema, el stock de los productos vendidos se resta automáticamente. No tenés que actualizar nada a mano.
- Si anulás una venta, el stock se repone solo.
- Si un cliente devuelve un producto, registrás la devolución y el stock vuelve.
- Si hacés una compra al proveedor (reposición), el stock se suma automáticamente.
Ajustá el stock cuando pasa algo fuera de lo normal
Entrá a Inventario → Ajustar Stock cuando necesitás corregir el stock por algo que no es una venta:
| Motivo | Cuándo usarlo | Efecto en stock |
|---|---|---|
| Producto dañado | Se cayó, se rompió, se mojó | Resta |
| Producto vencido | Pasó la fecha de vencimiento | Resta |
| Pérdida | No lo encontrás, posible robo | Resta |
| Devolución a proveedor | Le devolvés mercadería al proveedor | Resta |
| Reposición de stock | Llegó mercadería nueva del proveedor | Suma |
| Devolución de cliente | El cliente devuelve un producto | Suma |
Cada ajuste queda registrado con fecha, motivo y cantidad. Si en diciembre querés saber cuántos productos se rompieron en el año, lo tenés.
Monitoreá todo desde la pantalla de Inventario
La tabla de inventario te muestra en una sola pantalla todo lo que necesitás saber:
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| Nombre | Nombre del producto |
| Categoría | A qué rubro pertenece |
| Proveedor | Quién te lo vende |
| Costo unitario | Lo que te sale a vos |
| Precio unitario | Lo que le cobrás al cliente |
| Margen % | Ganancia porcentual: ((precio - costo) / costo) × 100 |
| En stock | Cantidad actual — en rojo si está por debajo del mínimo |
Podés filtrar por nombre, categoría, marca, proveedor o estado de stock (todos / stock bajo). Y ordenar por nombre, número, categoría, marca, stock, precio de venta o costo.
Si tenés más de 50 productos, el sistema usa una tabla virtual que carga solo lo visible para que todo sea rápido, no importa si tenés 100 o 10.000 productos.
Desde el celular, cada producto se muestra como una tarjeta con nombre, precio, margen, stock y proveedor — todo de un vistazo.
¿Qué pasa si no controlás el stock?
Estos son los costos reales de no tener control. No son teóricos — los vemos en comercios todos los días:
- Ventas perdidas: un cliente pide algo, no lo tenés, se va a la competencia. Si pasa 3 veces, no vuelve.
- Sobrestock: comprás de más "por las dudas" y la plata queda parada en mercadería que no se mueve. En Argentina, con inflación, esa plata pierde valor mientras está en la estantería.
- Vencimientos: productos alimenticios, de limpieza o cosmética que vencen y van a la basura. Es plata que tiraste.
- Márgenes falsos: creés que ganás un 50% pero tu costo subió y no te diste cuenta. Vendés a pérdida sin saberlo.
- Faltantes invisibles: se pierde mercadería (robo hormiga, roturas no registradas) y nunca lo notás porque no tenés con qué comparar.
Preguntas frecuentes
- ¿Cómo sé cuándo tengo que reponer un producto?
- Configurás un stock mínimo (stock de emergencia) para cada producto. Cuando el stock real baja de ese número, el sistema muestra una alerta en rojo en la tabla de inventario. También podés filtrar por "Stock bajo" para ver todos los productos que necesitan reposición de una.
- ¿Qué pasa con el stock cuando hago una venta?
- Se descuenta automáticamente. Cada vez que registrás una venta, el sistema resta las unidades vendidas del stock de cada producto. Si anulás la venta, el stock se repone solo.
- ¿Puedo vender productos por kilo o por metro?
- Sí. Cada producto tiene un tipo de unidad configurable: unidad, kilogramo, metro o litro. El sistema calcula el stock y los precios en base a la unidad que elegiste.
- ¿Cómo registro una rotura o un producto vencido?
- Usás la función "Ajustar Stock". Elegís el producto, indicás la cantidad y seleccionás el motivo: producto dañado, pérdida, vencimiento, devolución a proveedor, etc. Queda registrado como movimiento de stock para que tengas trazabilidad completa.
¿Cansado de contar mercadería a mano y no saber cuánto margen te queda?
Probá Gestión Ventas y tené el control real de tu inventario.